Hallo Frank, du hast schon 2011 ein Buch zum Thema „Social Intranet“ geschrieben. Damals war das Thema ganz neu. Wo stehen wir heute?

2011 war die Idee des Social Intranets eine Revolution. Dahinter stand der Gedanke einer unternehmensweiten Plattform für vielfältigste Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, die Mitarbeiter besser informiert, motiviert und zusammenarbeiten lässt. Konzept und Begriff haben sich durchgesetzt.

 

Allerdings hat sich inzwischen die damals überzeugende Kernidee, Kommunikation und Information auf der eine Seite und Zusammenarbeit auf der anderen in einer Plattform zusammenzubringen, als größtes Problem des Konzepts erwiesen.

 

Was genau ist das Problem?

Auf den Punkt gebracht: Kommunikation und Zusammenarbeit stellen ganz unterschiedliche Anforderungen an ihre konsequente Umsetzung. So entsteht in der Praxis of eine große Diskrepanz. Sie führt dazu, dass weder das eine noch das andere zu 100 Prozent verwirklicht wird.

 

Konkret bedeutet das?

Nehmen wir den Konflikt zwischen Reichweite und Datensicherheit.

Kommunikation benötigt Reichweite. Es gilt, alle Mitarbeiter zu erreichen, am besten auf ihren mobilen Geräten über eine App: Kein tägliches Einloggen nötig. Aktive Benachrichtigungen für ausgewählte Inhalte sind möglich. Insgesamt müssen Inhalte und Services so relevant sein, dass Mitarbeiter den Kanal als Bereicherung für ihren Arbeitsalltag empfinden und deshalb freiwillig nutzen.

Der Reichweite steht aber die Datensicherheit entgegen. Unternehmen nutzen meist eine abgestufte Sicherheitsklassifizierung für Informationen. Typisch sind externe, interne, vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte.

 

Reichweite kann meist nur mit externen und internen Informationen umgesetzt werden. Sobald vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte ins Spiel kommen, ist der Einsatz von privaten Geräten kaum noch möglich.

Der Konflikt zwischen Kommunikation und Zusammenarbeit spiegelt sich dann in der Qualität des Social Intranets. Das hat zur Folge, dass das Intranet weniger genutzt wird, die Mitarbeiter sich nicht eingebunden, informiert oder sogar abgehängt fühlen. Das wirkt sich wiederum negativ auf den Erfolg des Unternehmens aus. Denn es sind schließlich die Mitarbeiter, die diesen Erfolg jeden Tag treiben. Man sieht also: Es ist ein Kreislauf, der bei der internen Kommunikation beginnt.

 

Heißt das, die Ära des Social Intranets geht schon wieder zu Ende? Wenn ja, wie geht es dann weiter?

Es gibt unter Intranet-Experten Übereinstimmung, dass die Zeit der großen monolithischen Plattformen vorbei ist. Der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes setzt sich durch und trägt in seinem Kern die Idee, dass flexible und spezialisierte Anwendungen für jeweils bestimmte abgegrenzte Anwendungsfälle zum Einsatz kommen.

Wir glauben daran, dass gerade in Zeiten der digitalen Transformation der so wichtige Bereich der internen Kommunikation seine eigene spezialisierte Anwendung benötigt. Die Vision von Plattformen wie Staffbase ist die Zusammenführung von Mitarbeiter-App und Intranet zu einem mobil optimierten Kommunikations-Intranet als Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz. Andere Begriffe wie Front Door Intranet oder Kommunikations-Hub stehen ebenfalls im Raum. Es wird spannend zu sehen, welche Bezeichnung sich durchsetzt.

 

Was ist an neuen Konzepten wie dem Front Door Intranet anders?

Im Kern entkoppeln die neuen Konzepte Kommunikation und Zusammenarbeit. Dadurch lösen sie den Konflikt zwischen Reichweite und Sicherheit. Social Collaboration – also die lose Zusammenarbeit in Communities – kann je nach Anforderung in beiden Welten passieren. Moderne Kommunikation bedeutet eben nicht nur Top-down, sondern auch Side-to-Side und Bottom-up.

Was sollten Unternehmen tun, die heute ein Social Intranet planen oder weiterentwickeln wollen?

Wer ein Social Intranet plant, sollte auf jeden Fall vorher überlegen, wie echte Reichweite sichergestellt werden kann. Es gibt zu viele Projekte, in denen nach der Regel verfahren wurde: Zuerst das Social Intranet und dann irgendwann später auch mobil. Doch bei diesem Vorgehen treten genau die oben besprochenen Probleme auf. Wer dagegen ein bestehendes Social Intranet weiterentwickeln will, sollte analysieren, wofür es gut genutzt wird und in welchen Bereichen man entweder über eine Mitarbeiter-App die Reichweite oder über Collaboration Tools die Zusammenarbeit verbessern kann.

 
 
 
 
 
 

Frank Wolf

Frank ist Chief Marketing Officer und Mitgründer von Staffbase. Er ist Experte für die Themen Intranet und Mitarbeiterkommunikation und Autor von „Social Intranet: Kommunikation fördern, Wissen teilen, effizient zusammenarbeiten“. Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung bei T-Systems und Accenture hilft er Unternehmen, mit ihren Mitarbeitern in Verbindung zu treten. Er brennt für interne Kommunikation und neue Technologien, die dafür sorgen, dass Arbeit mehr Spaß macht.